Eine Beteiligungsvereinbarung regelt auf freiwilliger Basis die vertrauensvolle Zusammenarbeit von Beteiligenden und Beteiligten in einem Beteiligungsverfahren.
„Gute Bürgerbeteiligung erfordert die gemeinsame Verständigung auf die Verfahrensregeln.“ lautet einer der 10 Grundsätze Guter Bürgerbeteiligung, welche die Allianz Vielfältige Demokratie entwickelt hat. Ein Bürgerbeteiligungsprozess setzt voraus, dass alle Akteure vertrauensvoll zusammenarbeiten. Damit dieses Vertrauen entstehen kann, verständigen sich die beteiligten Akteure zu Beginn des Prozesses auf Regeln des Beteiligungsprozesses.
Dazu gehören: Umgang der Akteure miteinander, Gegenstand des Beteiligungsprozesses, Zweck, Verlauf und Formen der Beteiligung, Management, Dokumentation und Umgang mit den Ergebnissen des Beteiligungsprozesses.
Diese Regeln einfach vorzugeben, ist verlockend. Doch so würde keine Augenhöhe hergestellt. Letztlich sollen sie die Basis für konstruktive Zusammenarbeit stärken. Dazu bedarf es eben genau jener „gemeinsamen Verständigung“, die in den Grundsätzen Guter Bürgerbeteiligung formuliert ist. Ein Weg zu dieser Verständigung kann die sogenannte „Beteiligungsvereinbarung“ sein, die auch als „Beteiligungsvertrag“, „Dialogvereinbarung“ oder „Prozessübereinkunft“ bekannt ist. Sie kann als formelles Dokument aufgesetzt und von Beteiligenden und Beteiligten gemeinsam unterzeichnet werden. Gerade dieses Ritual schafft Verbindlichkeit und Vertrauen.
Ein solches Vorgehen ist besonders für überschaubare Gruppen und längere Prozesse geeignet. Sind die Vorhaben besonders lang, aufwendig und/oder beteiligen sie in verschiedenen Formaten unterschiedliche Gruppen, könnte eine solche Vereinbarung auch z. B. mit einer Prozessbegleitgruppe verhandelt und allen Beteiligten zur Kenntnis gegeben werden.
Die Vereinbarung sollte auf jeden Fall in möglichst klarer und einfacher Sprache verfasst und nicht zu lang sein. Sie muss nicht jedes Detail regeln, sondern nur die wesentlichen Schritte, vor allem aber die Beiträge und Leistungen der Mitwirkenden – und die Ansprüche, die sie durch ihre Mitwirkung erwerben. Geregelt werden kann in einer solchen Vereinbarung u. a.:
wie der Prozess abläuft, • aus welchen Bausteinen er besteht, • welche Methoden eingesetzt werden, • welche Rechte und Pflichten die Beteiligten haben, • wie ggf. Anpassungen des Verfahrens an neue Herausforderungen oder Erkenntnisse vorgenommen werden können, • welche Phasen des Beteiligungsprozesses öffentlich und welche intern sind, • wie die Ergebnisse dokumentiert und bekannt gegeben werden, • wann die Verantwortlichen und die Öffentlichkeit über (Zwischen-)Ergebnisse informiert werden, • welche Entscheidungen im Verfahren die Beteiligten treffen können • und welche Entscheidungen bei anderen Gremien liegen.
Beteiligungsvereinbarungen enden stets mit einer gemeinsamen Verpflichtung. Während die Beteiligten sich zu einer engagierteren, oft zeitintensiven Mitarbeit verpflichten, haben sie im Gegenzug Anspruch darauf, dass ihre Ergebnisse in den kommenden Entscheidungen ernsthaft gewürdigt werden – und die Gründe für Entscheidungen, die sich von den Ergebnissen unterscheiden, ihnen im Anschluss ebenso ernsthaft dargelegt werden. Dieser „do-it-or-explain-it“-Paragraf ist dabei ein essenzieller Bestandteil des Beteiligungsvertrages.
Bei der Erstellung einer gemeinsamen Beteiligungsvereinbarung geht es letztlich gar nicht so sehr um einzelne Paragrafen, sondern um eine zentrale Botschaft: Wer „verhandelt“ statt „ansagt“, nimmt sein Gegenüber ernst.