Leitlinien regeln das Zusammenwirken der unterschiedlichen Akteure im Beteiligungsprozess. Ziel ist, dass sich Bürger, Politiker und Verwaltungsvertreter auf ein gemeinsames Vorgehen einigen und darauf vertrauen können, dass die verabredeten Verfahrensschritte eingehalten werden.
Im Gegensatz zu Bürgerbeteiligungssatzungen formulieren Leitlinien lose „Spielregeln“ für das Beteiligungsverfahren. Sie sind nicht rechtsverbindlich, sondern basieren auf dem Grundsatz der freiwilligen
Selbstverpflichtung. Sie haben empfehlenden Charakter. Konkrete Rechtsansprüche, z. B. auf eine bestimmte Entscheidung oder die Berücksichtigung eines konkreten Vorschlags aus der Bürgerschaft,
entfalten sie nicht. Außerdem müssen sie das geltende Kommunalrecht beachten.
Leitlinien regeln den Gesamtprozess des Beteiligungsverfahrens. Sie geben vor, welche Entscheidungen in welcher Reihenfolge getroffen werden müssen, aber bestimmen nicht einzelne Methoden, Formate oder Zielgruppen. Sie wirken auf das Verhältnis zwischen den und innerhalb der Akteursgruppen. Leitlinien sollten partizipativ entstehen, denn eine gemeinschaftliche Erarbeitung der Verfahrensregeln fördert deren Akzeptanz. Die Beteiligung der Bürgerschaft am Entstehen der Leitlinien erhöht die Chance auf ein Gelingen des konkreten Beteiligungsverfahrens. Denn fehlendes Einverständnis oder mangelnde Klarheit, wie die Bürgerbeteiligung ablaufen soll, ist eine der größten Barrieren für Bürgerinnen und Bürger, sich zu engagieren.
Der Prozess, in dem die Leitlinien entstehen, sollte genauso transparent und ergebnisoffen sein wie die eigentliche Bürgerbeteiligung. Über 100 Kommunen in Deutschland haben bereits einen Leitlinienprozess initiiert.
Typische Regelungen in Leitlinien
- Allgemeine Zielsetzung: Warum Bürgerbeteiligung in der Gemeinde?
- Elemente der Bürgerbeteiligung: Bei welchen Projekten? In welchen Verfahrensschritten? Welche dazu passenden Formate der informellen Beteiligung können eingesetzt werden? Wie soll die Qualität der Beteiligungsprojekte gesichert werden?
- Verantwortlichkeiten:Wer organisiert was? Wer koordiniert, z. B. Koordinierungsstelle oder Ausschuss der Gemeindevertretung? Welche Rolle nimmt die Verwaltung/der Bürgermeister ein? Gibt es begleitende Arbeitsgruppen?
- Verfahrensschritte: „elche konkreten Vorhaben? Wer benennt die Vorhaben (Gemeinde / Bürger / gemischtes Verfahren)? Wer sammelt sie? In welcher Reihenfolge und in welcher Form werden sie von bzw. mit wem erörtert? Wie werden sie mit förmlicher Öffentlichkeitsbeteiligung (z. B. in der Bauleitplanung) verknüpft? Wie erfolgt die Darstellung in der Öffentlichkeit?
- Kostenübernahme: Bei welchen Vorhaben? Bis zu welcher Höhe?
- Umgang mit den Ergebnissen:Wer befindet über den Umgang mit den Ergebnissen? Wie und durch wen werden die Schnittstellen zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft organisiert? Wer berichtet an den Gemeinderat / die Gemeindevertretung?
- Verbindlichkeit des Verfahrens: Wie wird sichergestellt, dass trotz der rechtlichen Unverbindlichkeit der Bürgerbeteiligung ihre Ergebnisse in die Fachplanung sowie in die politische Entscheidungsfindung einfließen (z. B. durch ausdrückliche Selbstverpflichtung der Gemeinde)?
- Qualitätssicherung: Was wird wie evaluiert (etwa die Leitlinien oder nur einzelne Beteiligungsprojekte)? Wie bzw. in welchem Turnus findet eine Evaluation statt? Wie werden die Ergebnisse zur Qualitätssicherung genutzt? Wer bestimmt über eine Weiterentwicklung / Änderung der Leitlinien? Wie wird Bürgerbeteiligung weiterentwickelt (konkrete Schritte / Maßnahmenplan)?