Eine formative Evaluation findet während des Prozesses statt und bietet die Chance, noch im laufenden Prozess Anpassungen vorzunehmen.
Je nach Zielsetzung der Evaluation werden zwei grundsätzliche Anwendungsformen von Evaluation unterschieden:
- Die formative Evaluation zielt auf eine entwicklungsbegleitende Optimierung eines Prozesses.
- Dagegen ist die summative Evaluation eine abschließende Bewertung eines bereits abgeschlossenen Beteiligungsverfahrens.
Mit formativer Evaluation sind Evaluationsmaßnahmen gemeint, deren Ergebnis direkt in die Optimierung des jeweiligen Prozesses zurückfließt, sozusagen der „Formierung“, der weiteren Entwicklung des Prozesses dient. Formative Evaluation steht der Idee der Qualitätssicherung nahe. Gerade bei der Planung und Entwicklung von mehrteiligen Beteiligungsprozessen ist ein Mindestmaß an formativer Evaluation wichtig, um mögliche Fehlentwicklungen zu erkennen und ggf. notwendige Abweichungen vom ursprünglichen Prozessdesign vorzunehmen.
Formative Evaluation setzt überwiegend auf drei verschiedene Erhebungsformate:
- Indikatorengestützte Interviews
- Fragebögen
- Teilnehmende Beobachtung
Es ist im Sinne der Qualitätssicherung nicht immer nötig, Vollerhebungen vorzunehmen. Insbesondere Interviews werden im Allgemeinen nur mit einer repräsentativen Auswahl der Teilnehmenden geführt.