Vertraulichkeit meint, dass Informationen aus einem Gespräch oder Prozess nicht nach außen dringen sollen. In der Beteiligung ist die Einforderung von Vertraulichkeit nur in Ausnahmefällen akzeptabel, weil sie gegen das Gebot der Transparenz verstoßen.
In der Beteiligung herrscht ein grundsätzliches Spannungsverhältnis zwischen Vertraulichkeit und Transparenz. Während Transparenz als ein zentrales Qualitätskriterium und eien Voraussetzung für die Bildung von Vertrauen gilt, gibt es oft sensible Themen (Geschäftsgeheimnisse, Datenschutz, frühe Planungsideen), die Vertraulichkeit sinnvoll erscheinen lassen.
Grundsätzlich sollten Informationen in einem Beteiligungsprozess nicht unter dem Vorbehalt der Vertraulichkeit weitergegeben werden. Dennoch kann es Fälle, zum Beispiel bei starken Konflikten zwischen Betroffenengruppen überschaubarer Größe bzw. Beteiligungsverfahren mit mediativem Ansatz geben, in denen eine gewisse Vertraulichkeit phasenweise sinnvoll sein kann, um Beweglichkeit in den Positionen zu erzeugen. Hier kann die Chatham-House-Regel als relativ offene Rahmensetzung ggf. sinnvoll sein.
Andere Vertraulichkeitsregeln sind z.B. das Prinzip „unter zwei“ bzw. „unter drei“ sowie die Vegas-Regel.