Die Auftragsklärung findet im Vorfeld eines Beteiligungsprozesses statt. In dieser frühen Phase verständigen sich Auftraggeber und Durchführende gemeinsam über Beteiligungsgegenstand, Beteiligungsziel, Beteiligungsspielraum, Rahmenbedingungen, Ressourcen sowie den späteren Umgang mit den Ergebnissen.
Die Auftragsklärung muss nicht zwangsläufig mit externen Dienstleister*innen oder Moderator*innen erfolgen. Auch und gerade wenn diese Leistungen organisationsintern erbracht werden, ist eine explizite Auftragsklärung sinnvoll.
Eine sorgfältige Auftragsklärung schafft ein gemeinsames Verständnis über Inhalt, Zielsetzung und Rahmen des Beteiligungsverfahrens. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten die wesentlichen Vereinbarungen möglichst schriftlich festgehalten werden. Dazu gehören insbesondere folgende Punkte:
Zur Auftragsklärung gehört außerdem eine ehrliche Einschätzung, ob Bürgerbeteiligung tatsächlich gewünscht und unter den gegebenen Bedingungen sinnvoll ist. Sind die Mitgestaltungsmöglichkeiten lediglich symbolischer Natur oder besteht seitens des Auftraggebers keine Bereitschaft, ein glaubwürdiges Beteiligungsversprechen abzugeben, sollten die Durchführenden prüfen, den Auftrag nicht anzunehmen bzw. statt Beteiligung Formate der Akzeptanzkommunikation zu planen