Transparenz ist unverzichtbares Element gelingender Beteiligung. Sie ist Voraussetzung für gelingende Kommunikation. Transparenz erzeugt Glaubwürdigkeit, beugt Missverständnissen vor und reduziert Misstrauen.
Sie schafft Informationsgewinn für alle Beteiligten, macht Entscheidungen nachprüfbar und ermöglicht die Kontrolle staatlichen Handelns – ein Wesensmerkmal jeder Demokratie. Die dadurch erhöhte Akzeptanz für Prozesse und das Verständnis für Entscheidungen stärken wiederum die Legitimität staatlichen Handelns. Transparenz fördert ein Kernelement der Demokratie: die Bürgerbeteiligung, bei der der Einzelne Spielräume zur Vertretung seiner Interessen erhält und besser an Entscheidungsprozessen partizipieren kann.
Transparenz ist gewährleistet, wenn alle Bürgerinnen und Bürger in allen Bereichen und auf allen Ebenen freien Zugang zu Informationen über Abläufe, Sachverhalte, Fakten, Daten, Vorhaben und Entscheidungsprozesse erhalten. Die Akteure des politischen Systems und der Verwaltung sollten den Bürgern fortwährend Rechenschaft ablegen. Der Wunsch nach offener und ehrlicher Kommunikation mit den Bürgern darf nicht taktischem Kalkül geschuldet sein, sondern muss der eigenen Grundüberzeugung entspringen. Transparenz ist eine Frage der inneren Haltung.
Transparenz ist zuallererst Aufgabe und Verpflichtung von Verwaltung, Politik und Projektträgern gegenüber den Bürgern. Grundlage eines offenen und ehrlichen Dialogs ist die Bereitstellung umfassender und verständlicher Informationen über Sachverhalte, Hintergründe und Motivationen. Das Transparenzgebot richtet sich ausdrücklich auch an organisierte Interessengruppen der Zivilgesellschaft. Die Offenlegung der Interessen aller Beteiligten fördert den konstruktiven Dialog.
Transparenz wird nicht allein dadurch hergestellt, dass Unterlagen, die zur internen Verwendung erstellt wurden, veröffentlicht werden. Transparenz ist erst erreicht, wenn die Bürger die Informationen erhalten, die sie brauchen, um Sachverhalte und Planungen zu verstehen. Die verantwortlichen Akteure in Verwaltung und Politik müssen sich bei jedem konkreten Vorhaben immer wieder neu fragen, welche Anforderungen Bürger an Transparenz stellen. Dieser Perspektivwechsel ist notwendig, damit gewünschte Informationen offensiv bereitgestellt werden können statt erst auf Drängen der Bürgerinnen und Bürger.
Welche Informationen als entscheidend gelten, sollten alle Beteiligten in einem gemeinsamen Prozess definieren. Gelungene Transparenz kann nicht allumfassend und vollständig sein. Gelungene Transparenz ist angemessen und stellt relevante Informationen zur Verfügung.
Um die Erwartung der Bürgerinnen und Bürger zu erfüllen, in wichtigen Fragen alle entscheidenden Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu erhalten, sind unterschiedliche Maßnahmen notwendig. Maßgeblich sind dabei immer die Anforderungen des jeweiligen Beteiligungsund Entscheidungsverfahrens. Zu diesen Maßnahmen gehört etwa die Initiierung eines frühzeitigen Dialogs mit Betroffenen. Bei verwaltungsrechtlichen Genehmigungsverfahren sollte der Zeitpunkt für den Beginn eines Dialogs bereits vor Einleitung des eigentlichen Verwaltungsverfahrens liegen.
Wünschenswert ist auch ein zentrales und abgestimmtes Online-Informationssystem mit eigener Website für jedes Projekt. Dieses Informationssystem sollte mit Beginn der Planung Informationen über alle Planungsphasen bis zur Realisierung abbilden. Alle Bürgerinnen und Bürger sollten einen guten Zugang zu den Informationen erhalten. Das kann zum Beispiel in Form eines „Planning alerts“ geschehen, der registrierte Interessenten automatisch auf neue Verfahrensschritte aufmerksam macht. Der Anspruch der Bürger auf Zugang zu den entscheidenden Daten sollte über Transparenzgesetze bzw. entsprechende kommunale Richtlinien und Satzungen rechtlich verbindlich geregelt sein. Ein Antrag auf Zugang zu Informationen darf nur im Ausnahmefall abgelehnt werden.