Das Verfahren gliedert sich in vier Phasen.
Entdecken: Mit Hilfe von wertschätzenden Interviews werden die an Tischen sitzenden Beteiligten gebeten, sich untereinander ihrer positiven Erfahrungen zur Ausgangsfrage zu erinnern. Getreu dem Verfahrenstitel „Appreciative Inquiry“, was so viel bedeutet wie „wertschätzende Erkundung“, wird in dieser Phase die Genese und gegenwärtige Struktur einer Organisationseinheit, der die Teilnehmenden angehören, beleuchtet. Nach Abschluss der Interviews können sich alle Tischteilnehmer untereinander austauschen und die zentralen Punkte werden festgehalten.
Träumen: Erneut werden paarweise Interviews durchgeführt, die nun dem Ziel dienen, einen optimalen Zukunftszustand zu ermitteln, der dann zukünftig als Richtwert dient. Bei der Ausgestaltung und Formulierung des optimalen Zustands sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt.
Planen: Auf Basis des im vorherigen Phasenschritt erstellten Zukunftsbilds erfolgt eine Konkretisierung von Entwürfen, die der Realisierung der im zweiten Phasenschritt elaborierten Vision dienen.
Liefern: Aufbauend auf den vorangegangenen Konzeptionsschritt dient die letzte Phase einer weiteren Konkretisierung von Maßnahmen, wie der anvisierte Wunschzustand erreichbar ist und welche Schritte ergriffen werden müssen, um eine Umsetzbarkeit im Alltagsgeschäft zu ermöglichen.
