Werden die Möglichkeiten und Grenzen der Bürgerbeteiligung nicht genau genug geklärt, sind Missverständnisse programmiert. Deshalb ist ein gutes Erwartungsmanagement entscheidend für eine gelingende Bürgerbeteiligung.
Werden beispielsweise falsche Erwartungen dahingehend geweckt, was genau der Beteiligungsgegenstand ist oder welchen Einfluss Beteiligungsergebnisse auf die Entscheidungsfindung nehmen werden, schadet Bürgerbeteiligung schnell mehr als sie nützt. Umgekehrt beinhaltet ein gutes Erwartungsmanagement die deutliche Klärung und Kommunikation, worum es bei einer Bürgerbeteiligung geht, also was genau der Beteiligungsgegenstand ist.
Geht es beispielsweise im kommunalen Verkehrsbereich um die Anordnung des ruhenden Verkehrs in einer einzigen Straße oder um die Parkregelung / das Parkraummanagement in einem ganzen Quartier? Oder geht es um die Veränderungen der Mobilität im Quartier insgesamt und sich daraus ableitende Maßnahmen? Und stehen Maßnahmen (teilweise) schon fest oder werden welche gesucht? Gibt es Haushaltsmittel für entsprechende Maßnahmen oder geht es zunächst nur um ein Konzept und es ist noch offen, ob die erarbeiteten Maßnahmen auch umgesetzt werden? Solche Fragen müssen vorab geklärt und leicht verständlich vermittelt werden.
Das gilt ebenso für die Frage, was mit den Ergebnissen passieren wird. Arbeitet ein Fachplanungsbüro die Ergebnisse in ihr Konzept ein? Oder stehen die Beteiligungsergebnisse „neben“ der Arbeit der Fachplaner und gehen nachrichtlich an die Politik? Ist es Ziel der Bürgerbeteiligung gemeinsam mit der Verwaltung Lösungen für Konflikte im Verkehrsbereich des Quartiers zu finden, welche dann auf rechtliche und fachliche Machbarkeit achtet, und den erarbeiteten Vorschlag der Politik zum Beschluss vorlegt?
Dieses Beispiel macht deutlich: werden die Möglichkeiten und Grenzen der Bürgerbeteiligung nicht genau genug geklärt und/ oder nicht allgemein verständlich kommuniziert, sind Missverständnisse programmiert. Das führt auch zu falschen Erwartungen. Klärt man diese Punkte hingegen, ergibt sich daraus eine klare Rollenklärung zwischen fachlich Verantwortlichen, Verwaltung, Bürgerschaft, Stakeholdern, Politik und Entscheidern.
Gutes Erwartungsmanagement ermöglicht nicht nur eine erfolgreiche Bürgerbeteiligung, sondern führt auch zu einem deutlich besseren miteinander und stärkt das Vertrauen in den Planungs- und Entscheidungsprozess.