Jeder Prozess ist eingebettet in ein spezielles Umfeld. Viele Aspekte und Faktoren charakterisieren dieses Umfeld und nehmen Einfluss auf den Prozessverlauf. Nicht alles ist sofort sichtbar, einiges muss bereits im Vorfeld recherchiert und analysiert werden.
Elemente der Umfeldanalyse sind die Stakeholderanalyse, die Themenfeld- und Risikoanalyse sowie die Berücksichtigung der zeitlich-räumlichen Faktoren. Handlungsleitende Frage sollte sein: Auf wen muss geachtet, was muss beachtet werden, jetzt im Vorfeld und später im Prozess?