Zunächst wird durch die Planspielleitung das Thema und die Ausgangssituation definiert.
Beispielsweise plant eine bedeutende Firma, der größte Arbeitgeber im Ort, radikale Umwälzungen, um den neuen Marktanforderungen gerecht zu werden. Natürlich sind die Mitarbeitenden und die Kommune alles andere als begeistert, denn für sie wäre eine solche Standortverlagerung eine Katastrophe. Die Lösung des Problems muss im Spiel gefunden werden. Bei einer solch unterschiedlichen Interessenslage ist klar, dass es eine für alle zufriedenstellende Lösung nicht geben kann, denn die Interessen sind teilweise diametral entgegengesetzt.
Genau diese Interessengegensätze sollen im Planspiel herausgearbeitet werden. Sie zu erkennen, die eigenen Interessen präzise zu formulieren und um eine für alle akzeptable Lösung zu ringen, wird von den Mitspielenden verlangt.
Basierend auf der Ausgangssituation legt die Planspielleitung die Gruppen fest. In unserem Fall könnten dies z. B. die Geschäftsführung des Unternehmens, der Betriebsrat, die Gewerkschaft, die Stadtverwaltung und die Lokalzeitung sein.
Zu Beginn erhalten alle Teilnehmenden Informationen über die Ausgangssituation und jeweils noch einige Hinweise zu den Interessen ihrer jeweiligen Gruppe.
Danach ziehen sich die jeweiligen Gruppen in einen eigenen Raum zurück, beratschlagen ihre Strategie und beginnen mit der Kommunikation. Diese verläuft zunächst ausschließlich schriftlich und immer über die Planspielleitung.
In einer späteren Phase (nach ca. 1–2 Stunden) kann die Planspielleitung auch direkte Kontakte nach vorheriger Anmeldung über die Planspielleitung erlauben.
Den Höhepunkt und Abschluss bildet eine gemeinsame Veranstaltung (z. B. Empfang, Podiumsdiskussion o. ä.), die von der Planspielleitung moderiert wird.
Unmittelbar danach erfolgt die gemeinsame Auswertung, die zentraler Bestandteil des Formates ist.