Die erschienenen Teilnehmenden können z. B. durch einen Vortrag intensiver in das Thema eingeführt werden: Es geht darum, wie das eigene Unternehmen zukunftsfest aufgestellt werden kann.
Danach werden Gruppen von ca. 10-15 Personen gebildet. Jede Gruppe wird von einem oder einer Kolleg*in geleitet, der im besten Fall zuvor eine Moderationsschulung durchlaufen hat.
Im Laufe der nächsten Wochen treffen sich diese Gruppen mehrfach und erarbeiten Lösungsansätze für das Problem und diskutieren das Thema. Dabei kommen sie auch immer wieder in der großen Gruppe zusammen, um sich über Zwischenergebnisse bei den anderen Teilnehmenden zu informieren.
Wie konkret die Organisation und Durchführung abläuft, ist von Fall zu Fall verschieden. Manchmal reichen wenige Treffen aus, oftmals sind aber regelmäßige Zusammenkünfte über einen längeren Zeitraum für eine umfangreiche Themenbearbeitung notwendig.
Innerhalb des Fortschrittsforums können eine Vielzahl kleinerer Methoden und Tools angewendet werden, um den produktiven Prozess zu unterstützen.
