Die Barcamp-Moderation begrüßt die Teilnehmenden und führt in die Barcamp-Methode ein. Die Bestuhlung im Plenum sollte so angeordnet sein, dass sich alle möglichst gut sehen können. Alternativ können zu Beginn auch alle Teilnehmenden stehen.
Die Teilnehmenden stellen nun nacheinander ihre eigenen Themen vor und erfragen pro Thema das Interesse. Die Themen werden unmittelbar im Anschluss auf einer Metaplanwand einem Raum und einer Uhrzeit zugeordnet. Erlaubt ist dabei, was die Personen bewegt. Jedes Thema, für das Interesse besteht, findet seinen Platz auf dem Sessionboard – es werden keine Themen wegen zu geringem Interesse ausgeschlossen! Das Erfragen des Interesses dient der Zuordnung zu einer passenden Raumgröße. Wenn die Anbieter*innen selbst ähnliche Sessions erkennen, können diese auf Wunsch der Themenanbieter*innen zusammengelegt werden.
Unmittelbar nach der Sessionplanung starten alle in die ersten Sessions. In der Sessionphase finden nun die zuvor geplanten Sessions statt. Die Barcamp-Methode sieht hier keine feste Taktung vor, etabliert haben sich aber 45 Minuten pro Thema plus 15 Minuten Pause zwischen den Sessions. Es finden immer mehrere Themen parallel statt. Die Person, die das Thema vorgeschlagen hat, übernimmt die Moderation der jeweiligen Session. Zu Beginn jeder Session sollte die Barcamp-Moderation darauf achten, dass in allen Gruppen eine Person Protokoll führt.
15 Minuten vor dem Ende und zum Ende sollte in allen Gruppen ein Zeitsignal gegeben werden, damit der Sessionplan eingehalten wird.
Nach der letzten Session-Runde folgt eine gemeinsame Ergebnis-Reflexion. Diese findet in kleinen Gruppen statt und unterstützt die Teilnehmenden direkt bei der Umsetzung ihrer persönlichen Ergebnisse.
