Eine Einwohnerversammlung dient dazu, die Bevölkerung über bedeutsame Entwicklungen und Vorhaben innerhalb der Gemeinde zu informieren und einen öffentlichen Austausch darüber zu ermöglichen.
Ein Instrument unmittelbarer Demokratie ist sie jedoch nicht. Verbindliche Beschlüsse werden im Rahmen einer solchen Veranstaltung nicht gefasst.
Die rechtlichen Grundlagen finden sich in den Kommunalverfassungen beziehungsweise Gemeindeordnungen von 14 der 16 Bundesländer. Eine deutschlandweit einheitliche Ausgestaltung gibt es deshalb nicht. Vielmehr unterscheiden sich Zweck, Bedeutung und Verfahrensregeln je nach Land zum Teil erheblich.
Üblicherweise beginnt eine Einwohnerversammlung mit einem Bericht des Bürgermeisters, der Bürgermeisterin oder der Verwaltung. Dabei kann entweder allgemein über die gegenwärtige Situation und Entwicklung der Kommune informiert oder ein bestimmtes Vorhaben ausführlicher vorgestellt werden. Bei Bedarf werden externe Fachleute hinzugezogen. Im weiteren Verlauf erhalten die Anwesenden Gelegenheit, Fragen zu stellen, ihre Einschätzungen zu äußern und Vorschläge einzubringen.
Eine grundlegende Schwierigkeit besteht darin, dass die Leitung der Veranstaltung häufig bei derselben Person liegt, die zugleich die Position der Verwaltung oder der politischen Führung vertritt. Moderiert beispielsweise der/die Bürgermeister*in die Diskussion und argumentiert gleichzeitig inhaltlich, lässt sich eine unabhängige und ausgewogene Gesprächsführung nur schwer gewährleisten.
Hinzu kommt eine meist sehr ungleiche Zusammensetzung der Teilnehmenden. Da die Teilnahme freiwillig erfolgt, kommen vor allem Personen, die sich selbst zur Mitwirkung entschließen und den angesetzten Termin wahrnehmen können. Menschen mit wenig verfügbarer Zeit, beruflich stark Eingebundene oder Personen mit Betreuungs- und Pflegeaufgaben sind dadurch häufig benachteiligt. Die in der Versammlung vertretenen Positionen bilden deshalb in der Regel nicht die Auffassungen der gesamten Einwohnerschaft ab.
In Bayern und Hessen ist für dieses Veranstaltungsformat die Bezeichnung Bürgerversammlung gebräuchlich.
Für die Ebene der Landkreise sehen die gesetzlichen Regelungen der Bundesländer keine entsprechenden Einwohnerversammlungen vor.