Die Vorarbeit wird durch ein eigens gebildetes Organisationsteam geleistet. Es definiert die Projektziele. Zudem erstellt es die Agenda für den Planungsworkshop.
Zum eigentlichen Workshop werden Vertreter*innen aller betroffenen Interessengruppen eingeladen.
Der Workshop gliedert sich in drei Schritte und wird von einer Moderation geleitet.
Zunächst besprechen die Workshopteilnehmer gemeinsam die vom Organisationsteam erarbeiteten Ziele und können Änderungsvorschläge einbringen. Die Änderungen sollten möglichst gering ausfallen und von allen Teilnehmenden unterstützt werden. Der geringe Grad an Offenheit soll sicherstellen, dass der geringe Zeitrahmen des Workshops eingehalten werden kann.
Im zweiten Arbeitsschritt werden die Maßnahmen erarbeitet, die zur Realisierung der Ziele führen sollen. Die Teilnehmenden werden dazu in Arbeitsgruppen aufgeteilt und bearbeiten je ein Teilziel. Sie tauschen sich u. a. über die Modalitäten, Akteure, den Zeitrahmen und die benötigten Ressourcen aus. Die Ergebnisse dieser Arbeitsphase werden übersichtlich festgehalten und im Anschluss der gesamten Gruppe vorgestellt.
Der letzte Arbeitsschritt ist möglichen Hindernissen im Projektablauf gewidmet. Identifizierte Problembereiche werden priorisiert und in Kleingruppen werden Handlungsoptionen diskutiert, um diesen Herausforderungen wirksam zu begegnen. Sie werden anschließend ebenfalls im Plenum zusammengetragen und schriftlich festgehalten.
Durch die Dokumentierung der Ergebnisse kann die spätere Implementierung kontrolliert werden. In den nachfolgenden Treffen kann der Aktionsplan zudem angepasst und aufgrund neuer Entwicklungen aktualisiert werden.
